Objet :
La politique de protection des données à caractère personnel et de la vie privée (ci-après « notice d’information » ou « politique de confidentialité » ou « politique de protection des données ») énonce les principes et lignes directrices pour la protection des données à caractère personnel des personnes concernées.
La notice vise, pour le responsable du traitement, à fournir toutes les informations visées dans les articles 13 à 14, 15 à 22 et 34 du règlement général sur la protection des données d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.
Mise à jour :
La présente Politique est revue au moins une fois par an. Elle est mise à jour dès qu’un changement significatif intervient en matière de traitement des données à caractère personnel.
Champ d’application :
La société Gedeon Richter France, en tant qu’elle détermine les finalités et les moyens des traitements qu’elle met en œuvre, agit en tant que responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, ci après appelé « RGPD ».
La présente notice s’applique aux traitements mis en œuvre par Gedeon Richter France agissant en tant que responsable de traitement ainsi qu’aux traitements mis en œuvre par ses sous-traitants, lorsqu’ils traitent des données à caractère personnel pour son compte et sur ses instructions.
Définitions :
« Notice d’information » ou « politique de confidentialité » ou « politique de protection des données » : désigne la présente politique de protection des données décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion des données à caractère personnel et les droits des personnes concernées par les traitements.
« Donnée à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Société » ou « entité » : désigne la société Gedeon Richter France, dont le siège est situé au 130 boulevard Haussmann à Paris (75008), agissant en qualité de responsable de traitement au sens du règlement général sur la protectiondes données et en application de la présente politique de protection des données.
« Personne concernée : désigne toute personne identifiée ou identifiable dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.
« Responsable du traitement » : désigne la personne physique, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
« Règlement Général sur la Protection des Données » et « RGPD » : désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
« Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
« Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement, la destruction.
« Tiers autorisé » : désigne toute autorité publique ou administration autorisée par un texte législatif et, ou réglementaire à recevoir des données à caractère personnel.
« Violation de données à caractère personnel » : désigne une violation de la sécurité qui entraîne, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données à caractère personnel d’une personne concernée.
Finalités et bases légales des traitements :
La société s’est engagée à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée et détermine, pour chaque traitement, une base légale appropriée, telle que visée à l’article 6 du RGPD.
La société s’emploie par ailleurs à collecter les données à caractère personnel pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et veille à ne pas traiter ultérieurement ces données d’une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles les traitements ont été mis en œuvre.
Bases légales :
Tout traitement mis en œuvre par la Société repose sur l’une des bases légales prévues par le RGPD. Ces bases légales peuvent être fondées sur le consentement, l’exécution du contrat et, ou de mesures précontractuelles, l’intérêt légitime, le respect d’une obligation légale, la mission d’intérêt public ou encore la sauvegarde des intérêts vitaux.
Dans les cas où il n’existe pas d’autre base légale, la Société recueille votre accord préalable (dénommé « consentement ») qui nous sert de base légale pour traiter vos données à caractère personnel.
En savoir plus :
- La Société peut mettre en œuvre des traitements fondés sur l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles en lien avec l’exécution d’un contrat de travail et, ou de prestation de services avec un collaborateur ou un client,
- La Société peut mettre en œuvre des traitement fondés sur son intérêt légitime. Dans ce dernier cas, elleprocède à la mise en balance entre la poursuite de son intérêt légitime et le respect des droits et libertés des personnes concernées. Il s’agit par exemple des traitements et relatifs à la gestion courante ou la sécurité informatique.
- La Société peut aussi mettre en traitements fondés sur le consentement lorsque la personne concernée a consenti, par le biais d’un acte positif, au traitement de ses données à caractère personnel,
- La Société peut enfin mettre en œuvre des traitements sur le fondement du respect des obligations légales qui s’imposent à elle. Il s’agit par exemple du traitement des alertes professionnelles, sur le fondement de la loi « Sapin II » ou encore le traitement des violations de données, sur le fondement de l’article 33.5 du RGPD.
Finalités :
La Société collecte des données en qualité de responsable de traitement afin de poursuivre certains objectifs, appelés finalités du traitement de données à caractère personnel. La Société s'emploie à ce que ces finalités soient déterminées, explicites et légitimes.
Lorsqu’elle collecte des données à caractère personnel vous concernant afin de poursuivre les finalités d’un traitement, la Société s’engage d’une part à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et limitées au regard de ces finalités, d’autre part à ne pas traiter ces données d’une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles le traitement a été créé.
En savoir plus :
- Les traitements, lorsqu’ils sont fondés sur l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, poursuivent par exemple les finalités de gestion du recrutement ou de gestion des fournisseurs.
- Les traitements fondés sur l’intérêt légitime poursuivent les finalités relatives à la gestion des réseaux sociaux, à la gestion du site internet ou encore à la gestion des outils et ressources informatiques de la Société,
- Les traitements fondés sur le consentement poursuivent quant à eux les finalités de gestion des formulaires de contact depuis le site internet de la Société ou la gestion des traceurs et cookies,
- Enfin, les traitements fondés sur le respect d’une obligation légale visent à permettre, en tant que finalités, la gestion des alertes professionnelles, des violations de données, des demandes d’exercice de droits ou encore de la pharmacovigilance.
Catégories de données à caractère personnel :
La Société collecte les données à caractère personnel de diverses manières sur son site, par le biais d’inscriptions, de formulaires, d’enquêtes, en relation avec votre demande, et automatiquement quand vous naviguez sur le site.
En savoir plus :
- Dans le cadre de la mise en œuvre du traitement relatif à la gestion des formulaires de contacts, la Société collecte des données d’identification, les coordonnées personnelles, les données relatives à la vie personnelle ou encore les données de connexion.
- Dans le cadre de la mise en œuvre du traitement relatif aux alertes professionnelles, la Société récole des données de connexion, d’identification ou encore des données relatives à des infractions, réelles ou apparentes,
- Dans le cadre de la mise en œuvre du traitement relatif au recrutement, la société collecte des données d’état civil, d’identification, des données relatives à la vie professionnelle ou encore des informations d’ordre économique et financier.
Catégories de destinataires des données à caractère personnel :
Dans le cadre de ses activités, la Société peut être amenée à transmettre certaines de vos données à caractère personnel à des tiers en raison d’obligations légales, pour répondre à des procédures juridiques ou encore pour maintenir la sécurité de ces services et pour protéger ses droits ou actifs.
Les données à caractère personnel vous concernant sont ainsi susceptibles d’être transmises aux services internes, appelés « accédants », comme les directions en charge de la poursuite des objectifs des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre, ou à des services externes, appelés « destinataires », comme les sous-traitants de la Société agissant pour son compte et son personnel habilité ou encore à ses partenaires commerciaux, sous réserve toutefois que les personnes concernées aient été préalablement informées et après leur avoir permis, cas échéant, de s’y opposer.
La Société peut en outre divulguer certaines de vos données à caractère personnel en cas de fusion, réorganisation, acquisition, cession, scission, transfert, vente ou aliénation de tout ou partie de sa structure, u compris dans le cadre d’une faillite ou d’une procédure similaire.
La société peut enfin divulguer à des tiers des données agrégées ou anonymisées ne permettant pas d’identifier personnellement un individu et éliminant toute possibilité d’identification ultérieure.
En savoir plus :
Pour obtenir plus d’informations sur les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel vous concernant, veuillez nous contacter par le biais de la rubrique « contact ».
Transferts en dehors de l’UE/EEE :
Pour certaines prestations spécifiques, la Société peut avoir recours à des sous-traitants établis en dehors de l’UE ou, bien qu’ils soient établis dans l’UE, soumis à des législations différentes de celles appliquée au sein de l’UE. Dans ce dernier cas, conformément à la réglementation en vigueur, la Société exige de ses sous-traitants qu’ils fournissent les garanties nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation des transferts de données à caractère personnel susceptibles d’intervenir, notamment par la signature de clauses contractuelles types, afin d’assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.
En savoir plus :
Pour obtenir plus d’informations sur les transferts de données à caractère personnel vous concernant, veuillez nous contacter par le biais de la rubrique « contact »..
Sécurité des données :
La Société traite les données à caractère personnel vous concernant d’une façon propre à garantir une sécurité adaptée, en mettant en œuvre des mesures techniques ou organisationnelles appropriées, sans pouvoir toutefois pouvoir garantir la sécurité totale de vos informations.
Compte-tenu de l’état de ses connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, portée, du contexte et des finalités des traitements de données à caractère personnel, la Société met en œuvre des mesures de sécurisation des accès aux locaux, de sécurisation des postes de travail et du réseau informatique, de gestion des habilitations ou de sensibilisation de utilisateurs sur les conditions d’utilisation de leurs données à caractère personnel.
En cas d’incident de sécurité susceptible de constituer une violation de données à caractère personnel, la Société a mis en place des procédures internes spécifiques pour procéder à une notification auprès de l’autorité de contrôle et, cas échéant, à une communication auprès des personnes concernées.
Durées de conservation :
La Société définit la durée de conservation des données à caractère personnel préalablement à la mise en place des traitements mis en œuvre, déterminées sur la base du référentiel des durées de conservation et documentées dans son registre d’activités de traitement en qualité de responsable de traitement.
La Société ne conserve les données à caractère personne que pendant la durée minimale nécessaire pour poursuivre les finalités du traitement, c’est-à-dire atteindre les objectifs pour lesquels il a été mis en œuvre. Toutefois, elle peut être amenée à conserver les données à caractère personnel vous concernant en raison de leur intérêt administratif, pour répondre à une obligation légale.
En l’absence de disposition législative et réglementaire spécifiquement applicable ou de référentiel et délibération de la CNIL applicable, la Société s’abstient de conserver les données à caractère personnel pendant une période supérieure aux délais applicables en matière de prescription civile, commerciale, administrative ou pénale.
En savoir plus :
- Dans le cadre de la gestion des formulaires de contact, la Société conserve les données pendant une période qui ne peut excéder cinq ans à compter de la réception de la demande,
- Dans le cadre de la gestion des alertes professionnelles, la Société conserve les données pendant la période correspondante aux délais de prescription des recours à l’encontre de la décision relative aux faits à l’origine du signalement.
- Dans le cadre de la gestion des demandes d’exercice des droits, la Société conserve les données pendant une période qui ne peut excéder cinq ans à compter de la réponse à ladite demande.
- Dans le cadre de la gestion du recrutement, la Société conserve les données des candidats non retenus pendant une période qui ne peut excéder deux ans à compter de la fin du processus de recrutement. S’agissant des candidats retenus, elle conserve leurs données pendant une période qui ne peut excéder cinq ans à compter de l’expiration du contrat de travail ou de la fin de ce dernier.
Exercice des droits :
Toute personne concernée dispose à tout moment de la faculté d’exercer les droits suivants prévus par le RGPD et la réglementation applicable au traitement de données à caractère personnel, sous réserve toutefois de que le droit qu’elle souhaite exercer soit applicable à l’encontre du traitement de données à caractère personnel concerné.
1. Droit à l’information :
La personne concernée dispose du droit d’être informée sur la nature, les finalités, les destinataires ou encore les durées de conservation appliquées au traitement de données à caractère personnel dont elle fait l’objet.
En savoir plus :
- Le droit à l’information peut être exercé s’agissant des données à caractère personnel collectées directement auprès de la personne concernée, ou collectées indirectement par la Société. Toutefois, veuillez noter que l’exercice de ce droit ne peut porter que sur les informations dont ne dispose pas déjà la personne concernée et, en cas de collecte indirecte, ne peut concerner des informations soumises au secret professionnel, conformément à l’article 14.5 du RGPD.
2. Droit d’accès :
La personne concernée a le droit d’obtenir de l’Entité la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites donnes à caractère personnel.
En savoir plus :
- Le droit d’accès aux données à caractère personnel s’exerce à l’encontre de n’importe quel traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société, quel que soit son fondement légal. Toutefois, veuillez noter que l’exercice de droit ne peut porter atteinte aux droits et libertés d’autrui, conformément à l’article 15.4 du RGPD.
3. Droit de rectification :
La personne concernée a le droit d’obtenir de l’Entité, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes et d’obtenir que des données à caractère personnel incomplètes soient complétées.
En savoir plus :
- Le droit à la rectification des données peut s’exercer à l’encontre de n’importe quel traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société, quel que soit son fondement légal.
4. Droit à l’effacement :
La personne concernée a le droit d’obtenir de la Société l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais lorsque l’un des motifs prévus par l’article 19 du RGPD s’applique.
En savoir plus :
- Le droit à l’effacement des données à caractère personnel s’applique à l’ensemble des traitements mis en œuvre par la Société, à l’exception de ceux fondés sur le respect d’une obligation légale. A titre d’exemple, la Société ne peut faire droit à une demande d’effacement des données à caractère personnel figurant dans un traitement relatif à la gestion de la pharmacovigilance ou aux alertes internes.
5. Droit à la limitation du traitement :
La personne concernée a le droit d’obtenir de l’Entité la limitation du traitement lorsque l’un des éléments prévus à l’article 18 du RGPD s’applique.
En savoir plus :
- Le droit à la limitation du traitement, c’est-à-dire visant à obtenir le gel des données, peut être exercé concernant n’importe quel traitement de données à caractère personnel mis en œuvre par la Société dès lors que les conditions prévues à l’article 18.1 du RGPD sont remplies.
6. Droit à la portabilité :
La personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à l’Entité, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que la Société, auquel les données à caractère personnel ont été communiquées, y fasse obstacle dans certaines conditions prévues à l’article 20 du RGPD.
En savoir plus :
- Le droit à la portabilité s’exerce à l’encontre des seuls traitements fondés sur le consentement et, ou l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles. Il peut être exercé par exemple concernant le traitement mis en œuvre par la Société relatif à la gestion des formulaires de contacts, fondé sur le consentement, ou à la gestion du recrutement, fondé sur l’exécution du contrat.
Délai de réponse :
La Société s’engage à répondre aux demandes d’exercice de droit dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Lorsque la complexité de la demande d’exercice de droit ou le nombre de demandes parvenues à la Société le justifie, le délai d’un mois peut être prolongé de deux mois supplémentaires, conformément à l’article 12.3 du RGPD. Dans ce dernier cas, la Société informe la personne concernée de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande
Preuve de l’identité :
Lorsque la personne concernée souhaite exercer les droits qu’elle détient sur ses données à caractère personnel, mais que la Société a des doutes raisonnables quant à l’identité de cette personne, elle peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité.
En savoir plus :
La Société s’engage à faciliter l’exercice des droits des personnes concernées mais peut toutefois refuser de donner suite à la demande de la personne concernée lorsqu’il démontre qu’il n’est pas en mesure d’identifier la personne concernée. Elle peut par ailleurs refuser de donner suite à la demande de la personne concernée lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, en raison notamment de leur caractère répétitif.
7. Modalités d’exercice des droits :
Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à vos données personnelles et, ou si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l’adresse courriel suivante ou par voie postale, à l’adresse ci-dessous : dataprotection@gedeonrichter.fr
- Gedeon Richter France,
103 Boulevard Haussmann,
75008 - PARIS.
Plainte et réclamation :
Toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL ») si elle estime, après avoir contacté l’Entité, que ses droits n’ont pas été respectés en adressant sa plainte et, ou réclamation à l’adresse suivante :
- Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL »),
3 place de Fontenoy,
TSA 80715 – 753334,
Paris CEDEX 07.
Mise à jour :
Publication de la mise à jour :
GEDEON Richter France peut régulièrement apporter des modifications à la politique de confidentialité. Lorsque l’Entité procède à la mise à jour de la politique de confidentialité, celle-ci est publiée sur son site interne avec la date de mise à jour.
Modalités de mise à jour :
La politique de confidentialité est révisée au moins une fois par an et fait l’objet d’une mise à jour dès lors qu’un changement significatif concernant le traitement des données à caractère personnel est intervenu.
Services fournis par des tiers :
Utilisation par des mineurs :
Lorsque la fourniture de l’un de ses services le justifie, la Société traite les données à caractère personnel des mineurs avec une attention particulière pour s’assurer que ces derniers bénéficient d’une protection et d’une sécurité supplémentaire. Dans ce dernier cas, les données à caractère personnel sur les mineurs ne sont collectées et traitées qu’avec le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal pour la prestation de ces services.
Réseaux sociaux :
La Société peut collecter certaines données à caractère personnel vous concernant afin de vous permettre d’utiliser les fonctionnalités de réseaux sociaux en ligne et utiliser ces réseaux pour publier ou transmettre des données à caractère personnel à des tiers.
La Société met à disposition des options vous permettant de paramétrer vos choix en matière de traitement de vos données à caractère personnel collectées lorsque vous naviguer sur son site internet.
Services tiers :
La politique de confidentialité ne traite pas des conditions d’utilisation, des informations ou de pratiques en matière de protection des données à caractère personnel de tout tiers, y compris de tout tiers exploitant un site ou un service auquel la Société est liée.
L’insertion d’un lien vers le site de la Société n’implique pas l’approbation du site concerné et Gédéon Richter ne saurait être tenu responsable de vérifier le contenu des sites vers lequel des redirections sont présentes sur son site.
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